Warum eine exakte Kassenführung seit 2018 noch wichtiger ist.

Ein Einzelhandelsgeschäft irgendwo in Deutschland. Freitagnachmittag.

Wieder mal echt was los hier. Die Schlange reicht ja bis … ach, egal. Schnell die Einkäufe von Frau Meier kassieren. Ups, stimmte das jetzt, was ich da herausgegeben habe? Und wenn schon, die paar Cent … kann man ja später noch korrigieren. Ja, dann tschüss, Frau Meier! Und wer ist das? Der hat hier noch nie eingekauft. Vielleicht zugezogen? Sieht ganz nett aus. Aber warum schaut der denn so super interessiert in die offene Kasse rein …?

Derselbe Freitag. Kurz vor Ladenschluss.

Ach, da ist ja dieser Kassengucker wieder. Hat der vielleicht was vergessen?
„Guten Tag. Mein Name ist Schulze vom Finanzamt. Ich würde gerne mal bei Ihnen eine Kassennachschau durchführen.“
Hoppla, jetzt wird mir aber ganz anders. Eine … was will der machen?

Schöne Geschichte, finden Sie?

Wissen Sie, was das Pikante daran ist? Dass sie sich seit Anfang des Jahres genau so zutragen könnte. Denn exakt seit dem 1. Januar 2018 darf das Finanzamt während der üblichen Geschäftszeiten eine Kassennachschau im Unternehmen durchführen. Sprich: Mal einen genauen Blick werfen, ob denn in der Kasse auch alles mit rechten Dingen zugeht. Und dann dürfen Sie dem Prüfer richtig was vorlegen. Er darf die Kassenaufzeichnungen und Bücher genauso begutachten wie die Bedienungsanleitung der Kasse, das Protokoll über den Zeitraum, in dem sie eingesetzt wurde, und so weiter.

Die Finanzbeamten dürfen auch anonym die Kassen beobachten, wenn sie öffentlich zugänglich sind, und sogar Testkäufe machen. Einfach so. Ohne jede Vorankündigung.

Sie könnten also demnächst völlig unerwartet in Ihrem Geschäft an der Kasse stehen. Tja, und wenn dann herauskommt, dass nicht alles bis auf den Cent genau stimmt, beginnt der Spaß vielleicht erst so richtig. Denn in diesem Fall kann ratzfatz eine Betriebsprüfung anstehen – ganz ohne vorherige Prüfungsanordnung.
Wollen Sie nicht. Sollten Sie also vermeiden. Mal abgesehen davon, dass es ohnehin Ihre Pflicht ist, Ihre Kasse absolut präzise und lückenlos zu führen.
Seit Anfang des Jahres eben noch sorgfältiger.

Verstanden. Und worauf kommt es beim Führen der Kasse genau an? Und was muss mein Bekannter beachten, der gerade seinen ersten Laden aufmacht?

Okay, hier mal die Top Five der wichtigsten Dinge, die Sie auf jeden Fall beachten sollten.

  1. Zeichnen Sie die Kasseneinnahmen und -ausgaben jeden Tag auf.
    Und immer mit nummeriertem Beleg PRO Eintrag. Diese Nummer muss beim Eintrag ins Kassenbuch enthalten sein. Also nicht nach dem Motto: „Och, das kann ich ja einen Monat später immer noch nachtragen.“
  2. Zeichnen Sie alle Bareinnahmen einzeln auf und arbeiten Sie auf den Cent genau. Wenn Oma Müller an der Kasse sagt: „Nee, gute Frau, behalten Sie die zwei Cent mal“, dann ist das zwar nett gemeint, geht aber nicht.
  3. Soll- und Istbestand müssen übereinstimmen! Und zwar immer! Das nennt man Kassensturzfähigkeit. Die muss dauerhaft gewährleistet werden, sprich: Auch wenn brav jeden Tag exakt verbucht wird, sollten Sie den Kassenbestand anschließend regelmäßig prüfen. Treten Differenzen auf, müssen die gesondert ausgewiesen und verbucht werden. Sofort – nicht irgendwann.
  4. Bloß nicht fudeln! Über Einträge drüber schmieren, etwas wegradieren, ominöse Zwischenräume lassen, nachträglich was ergänzen … Nein, Nein, Nein, Nein. Damit schaufeln Sie sich kassenführungstechnisch Ihr eigenes Grab.
  5. Digital? Ja, aber richtig. Sie nutzen eine elektronische Registrierkasse oder eine PC-Kasse? Können Sie. Aber auch die muss jeden einzelnen Geschäftsvorfall einschließlich Storno dokumentieren. Lückenlos.

Ach, und hatte ich erwähnt, dass es in Sachen Kassenführung ab 2020 noch komplexer wird? Denn dann können auch die elektronischen Aufzeichnungssysteme ein Teil der Kassen-Nachschau sein.

Es gibt hierzu noch einiges mehr zu sagen und im Detail auch noch mehr zu wissen. Sprechen Sie mich gerne an!